Polityka prywatności

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób P&P Serwis Patryk Korbiel przetwarza dane osobowe w związku z serwisem P&P Service, prowadzeniem Konta oraz obsługą Zgłoszeń dotyczących sprzedaży elektroniki, podzespołów i komponentów elektronicznych.

Polityka opisuje aktualne funkcje serwisu. Nie stanowi zgody na przetwarzanie danych ani nie zastępuje Regulaminu P&P Service lub indywidualnej Umowy sprzedaży.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest P&P Serwis Patryk Korbiel, ul. Głowackiego 8, 32-500 Chrzanów, Polska, NIP: 6282284424, REGON: 389876162. P&P Service jest nazwą internetowego serwisu Administratora.

W sprawach dotyczących danych osobowych, w tym realizacji praw wynikających z RODO, można skontaktować się pod adresem biuro@service-pp.pl lub telefonicznie pod numerem +48 517 450 942.

Adres ul. Myśliwska 44A, 32-500 Balin jest adresem przyjmowania Towarów i nie zastępuje adresu Administratora wskazanego powyżej.

3. Jakie dane przetwarzamy

• dane Konta: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, typ Konta, nazwa firmy, zabezpieczony skrót hasła oraz wewnętrzne identyfikatory i znaczniki czasu;
• dane do umowy: dla osoby prywatnej PESEL i adres, a dla firmy NIP i adres firmy; NIP może być daną osobową, gdy identyfikuje osobę fizyczną prowadzącą działalność;
• dane finansowe: właściciel rachunku, numer rachunku lub IBAN, kwota, status i referencja wypłaty oraz ewentualne potwierdzenie przelewu;
• dane Zgłoszenia: produkty, masa lub ilość, ceny, Wycena wstępna i końcowa, statusy oraz historyczne snapshots danych właściwych dla konkretnej sprawy;
• dane logistyczne: adres odbioru, telefon, parametry paczek, przewoźnik, numer śledzenia, etykiety oraz informacje o zwrocie;
• dane Weryfikacji: ustalone produkty i klasyfikacje, masa, cena, komentarze, zdjęcia i pliki;
• komunikacja: wiadomości w sprawie Zgłoszenia, adres odbiorcy, historia wysyłek e-mail, treść wysłanych wiadomości i bezpieczne informacje o błędach dostarczenia;
• dowody czynności prawnych: akceptacja Regulaminu, jego wersja, treść i czas akceptacji, Umowa sprzedaży, jej akceptacja, PDF, historia zdarzeń Zgłoszenia i powiązane dokumenty;
• dane techniczne i bezpieczeństwa: identyfikatory sesji i resetu hasła, wewnętrzne identyfikatory, znaczniki czasu, dane audytowe oraz techniczne logi dotyczące działania i bezpieczeństwa serwisu.

Aplikacja nie zapisuje w swojej bazie adresu IP ani User-Agent jako elementu akceptacji Regulaminu lub Umowy sprzedaży. Dostawcy infrastruktury mogą jednak przetwarzać standardowe dane połączenia w swoich logach technicznych zgodnie z własnymi warunkami świadczenia usług.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

• utworzenie i prowadzenie Konta, obsługa Zgłoszenia, przygotowanie Wyceny, organizacja dostawy lub zwrotu, zawarcie i wykonanie Umowy sprzedaży oraz wypłata — art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• wykonanie obowiązków podatkowych, rachunkowych i innych obowiązków dokumentacyjnych, w zakresie w jakim mają zastosowanie — art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• zapewnienie bezpieczeństwa, zapobieganie nadużyciom, utrzymanie audytowalności procesu, diagnostyka techniczna, wewnętrzna administracja oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora;
• obsługa dobrowolnych funkcji, dla których prawo wymaga zgody — art. 6 ust. 1 lit. a RODO, wyłącznie gdy taka zgoda jest odrębnie i prawidłowo zebrana.

Administrator nie opiera na zgodzie przetwarzania, które jest konieczne do obsługi Zgłoszenia, zawarcia lub wykonania Umowy albo wykonania obowiązku prawnego. Akceptacja Regulaminu i Umowy sprzedaży jest czynnością związaną z relacją umowną, a nie zgodą marketingową na przetwarzanie danych.

5. Konto użytkownika

Przy rejestracji osoby prywatnej serwis pobiera imię, nazwisko, adres e-mail, telefon i hasło. Przy rejestracji firmy pobiera nazwę firmy, adres e-mail, telefon i hasło. Hasło nie jest przechowywane w postaci jawnej.

PESEL, NIP i adres prawny nie są wymagane do samego utworzenia Konta. Konto służy do przygotowania Zgłoszenia, śledzenia sprawy, dostępu do raportu, dokumentów i historii rozliczenia.

6. Zgłoszenie i Wycena

Przy przygotowaniu Zgłoszenia przetwarzamy wybrane Towary, zadeklarowaną masę lub ilość, ceny, Wycenę wstępną, informacje o paczkach, odbiorze oraz wypłacie. Po wysłaniu serwer ponownie ustala ceny i zapisuje dane właściwe dla tej sprawy.

Historyczne dane Zgłoszenia pozostają związane z konkretną transakcją. Późniejsza zmiana profilu, cennika lub danych kontaktowych nie zmienia wcześniej zapisanego snapshotu.

7. Dane do umowy

PESEL osoby prywatnej albo NIP firmy oraz odpowiedni adres są pobierane na etapie „Dane do umowy”, gdy klient po raz pierwszy wysyła Zgłoszenie i dane te są potrzebne do przygotowania dokumentacji dotyczącej sprzedaży Towaru.

Po zapisaniu dane mogą zostać wykorzystane przy kolejnych Zgłoszeniach. Użytkownik może je sprawdzić i aktualizować w swoim Koncie. Każde wysłane Zgłoszenie zachowuje jednak własny historyczny snapshot danych obowiązujących w chwili jego wysłania.

Dane identyfikacyjne są objęte dodatkowymi zabezpieczeniami i są udostępniane wyłącznie osobom oraz systemom, które potrzebują ich do obsługi dokumentacji i transakcji.

8. Weryfikacja Towaru

Po otrzymaniu Towaru P&P Service zapisuje wyniki sprawdzenia, w tym faktyczny rodzaj, klasyfikację, masę lub ilość, zastosowaną cenę, wartość i komentarze. Jedna zadeklarowana pozycja może zostać podzielona na kilka pozycji faktycznych.

Zdjęcia lub pliki z Weryfikacji są przechowywane prywatnie. Klient widzi tylko materiały oznaczone do udostępnienia w opublikowanej wersji raportu; materiały wewnętrzne pozostają dostępne wyłącznie upoważnionym osobom.

9. Umowa sprzedaży

Umowa sprzedaży jest zawierana dopiero po wyraźnym zaakceptowaniu przez klienta Wyceny końcowej i treści umowy w zalogowanym serwisie. Brak odpowiedzi nie oznacza zawarcia umowy.

Dla zawartej umowy zapisujemy numer Zgłoszenia, dane stron właściwe dla transakcji, faktycznie zweryfikowane Towary, ceny, kwotę, wersję zaakceptowanego Regulaminu, treść i czas akceptacji oraz niezmienny dokument PDF. Późniejsza zmiana profilu nie zmienia zawartej Umowy ani jej snapshotu.

10. Rozliczenie i wypłata

W celu wypłaty przetwarzamy nazwę właściciela rachunku oraz numer rachunku lub IBAN. Dla Zgłoszenia zapisywany jest odrębny snapshot danych do wypłaty, aby późniejsza zmiana profilu nie zmieniła danych historycznej transakcji.

W historii transakcji mogą znaleźć się kwota, metoda i data płatności, referencja przelewu, notatka wewnętrzna i prywatne potwierdzenie przelewu. Pełny numer rachunku jest dostępny tylko w zakresie potrzebnym do wykonania i obsługi wypłaty.

11. Dostawa i zwrot Towaru

W związku z transportem przetwarzamy dane nadawcy lub odbiorcy, adres, telefon, informacje o paczkach, przewoźniku, numerze śledzenia, etykiecie oraz przebiegu przesyłki albo zwrotu.

Jeżeli P&P Service organizuje przesyłkę z udziałem przewoźnika, przekazuje mu tylko dane potrzebne do realizacji przewozu. Etykiety są dokumentami prywatnymi przypisanymi do konkretnego Zgłoszenia.

12. Komunikacja

Serwis wysyła wiadomości transakcyjne dotyczące między innymi Konta, Zgłoszenia, transportu, Weryfikacji, Umowy, wypłaty i zwrotu. Przetwarzamy adres odbiorcy, temat, faktycznie wysłaną treść, status dostarczenia, bezpieczną diagnostykę błędu oraz metadane załączników.

Pytania klienta dotyczące Wyceny i wiadomości operacyjne są przechowywane wraz ze sprawą. Wiadomości transakcyjne nie są marketingową wysyłką masową.

13. Bezpieczeństwo i zapobieganie nadużyciom

Dane techniczne, identyfikatory sesji, historia zdarzeń oraz ograniczone logi mogą być przetwarzane w celu uwierzytelniania, ochrony Kont, wykrywania błędów, przeciwdziałania nieuprawnionemu dostępowi i wykazania prawidłowego przebiegu czynności.

Podstawą jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie serwisu, użytkowników i transakcji oraz na ustalaniu, dochodzeniu lub obronie roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

14. Odbiorcy danych

Dostęp do danych mają upoważnione osoby działające na rzecz Administratora oraz dostawcy usług niezbędnych do utrzymania serwisu i obsługi transakcji. Zakres dostępu jest ograniczany do danych potrzebnych do wykonania danego zadania.

Dane mogą zostać przekazane przewoźnikowi w związku z konkretną przesyłką, dostawcy poczty odbiorcy w celu dostarczenia wiadomości, a także organom publicznym lub innym uprawnionym podmiotom, jeżeli obowiązek udostępnienia wynika z prawa.

15. Dostawcy usług i podmioty przetwarzające

• Vercel — hosting, uruchamianie aplikacji, infrastruktura techniczna i pomiar wydajności Speed Insights;
• Google — Google Tag Manager uruchamiany na publicznych stronach tylko za zgodą na Analityczne; w zależności od późniejszej konfiguracji kontenera konieczna jest aktualizacja niniejszej Polityki przed aktywacją nowych tagów;
• Supabase — hosting bazy PostgreSQL oraz przechowywanie publicznych obrazów katalogu i prywatnych plików Zgłoszeń;
• home.pl — infrastruktura SMTP używana do wysyłania wiadomości transakcyjnych;
• dostawca poczty elektronicznej odbiorcy — dostarczenie wiadomości na wskazany adres;
• przewoźnik wybrany do realizacji konkretnej przesyłki — dane niezbędne do odbioru, dostawy, śledzenia lub zwrotu.

W wersji obowiązującej w dniu wskazanym powyżej serwis udostępnia zgodny z wyborem cookies kontener Google Tag Manager, ale samo jego osadzenie nie oznacza włączenia pomiaru Google Analytics. W procesie obsługi Zgłoszeń nie uruchamiamy Google Analytics, Google Ads ani Meta Pixel. Nie wykorzystujemy również WhatsApp, InPost API ani OpenAI do przetwarzania danych klientów w bieżącym workflow Zgłoszenia.

16. Przekazywanie danych poza EOG

Niektórzy dostawcy infrastruktury działają globalnie i mogą korzystać z podwykonawców w różnych państwach. Konkretna lokalizacja podstawowego przechowywania danych zależy między innymi od konfiguracji projektu i aktualnych warunków danego dostawcy.

Jeżeli przetwarzanie wymaga przekazania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, Administrator stosuje mechanizm wymagany przez rozdział V RODO, odpowiedni do danego odbiorcy i okoliczności. Informację o aktualnych zabezpieczeniach dotyczących konkretnego dostawcy można uzyskać pod adresem biuro@service-pp.pl.

17. Okres przechowywania danych

• Konto — przez okres jego aktywności, a po zakończeniu przez czas potrzebny do rozliczeń, wykonania obowiązków prawnych i ochrony roszczeń; Konto nieaktywne bez transakcji jest docelowo poddawane ocenie usunięcia po maksymalnie około 24 miesiącach nieaktywności i może zostać usunięte wcześniej na żądanie, jeżeli nie ma innej podstawy dalszego przetwarzania;
• Zgłoszenie zakończone bez sprzedaży — co do zasady do 3 lat od zakończenia sprawy, jeżeli dane mogą być potrzebne do reklamacji lub roszczeń; zbędne dane mogą zostać usunięte wcześniej;
• Umowa sprzedaży, transakcja i niezbędna dokumentacja podatkowa lub rachunkowa — przez okres wymagany przepisami, co do zasady do upływu właściwego okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych; termin może zostać przedłużony zgodnie z prawem;
• dane wypłaty — wraz z dokumentacją transakcji w zakresie potrzebnym do rozliczenia, obowiązków prawnych i ochrony roszczeń;
• akceptacje prawne i historia zdarzeń — wraz z odpowiednią sprawą oraz przez okres potrzebny do wykazania zawarcia i wykonania umowy albo ochrony roszczeń;
• zdjęcia Weryfikacji oraz etykiety wysyłkowe i zwrotne — roboczo do 3 lat od zakończenia transakcji lub zwrotu, chyba że trwa spór, reklamacja albo istnieje inna podstawa dalszego przechowywania;
• komunikacja — przez czas obsługi sprawy, a następnie w zakresie niezbędnym dla dokumentacji transakcji i roszczeń;
• sesje — przez skonfigurowany okres ważności, standardowo do 30 dni; wygaśnięcie dostępu nie musi oznaczać natychmiastowego fizycznego usunięcia rekordu technicznego;
• reset hasła — link jest ważny 30 minut; rekord techniczny może pozostać do wykorzystania, zastąpienia lub późniejszego uporządkowania danych.

Jeżeli trwa reklamacja, spór, postępowanie albo zachodzi obowiązek prawny, odpowiednie dane mogą być przechowywane dłużej — do ostatecznego zakończenia sprawy i upływu właściwego okresu ochrony roszczeń. Wskazane okresy określają kryteria oceny dalszej potrzeby, a nie obietnicę automatycznego usunięcia rekordu dokładnie w chwili ich upływu.

18. Prawa osoby, której dane dotyczą

W zależności od podstawy i okoliczności przetwarzania przysługuje prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie.

Jeżeli określone przetwarzanie opiera się na zgodzie, można ją wycofać w dowolnym czasie bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Prawo do usunięcia nie jest bezwzględne — dane mogą być nadal potrzebne do wykonania obowiązku prawnego albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Wniosek można wysłać na biuro@service-pp.pl. Administrator może poprosić o informacje potrzebne do bezpiecznego potwierdzenia tożsamości osoby składającej wniosek.

19. Prawo wniesienia skargi do Prezesa UODO

Osoba, która uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z RODO, ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Skorzystanie z tego prawa nie wyłącza innych środków ochrony prawnej.

20. Dobrowolność i obowiązek podania danych

Utworzenie Konta jest dobrowolne, ale bez podstawowych danych nie można zapewnić jego funkcji. Podanie PESEL albo NIP, adresu, danych Zgłoszenia, odbioru i wypłaty jest wymagane na odpowiednim etapie, jeżeli dane są niezbędne do przygotowania dokumentacji, zawarcia lub wykonania transakcji.

Niepodanie danych obowiązkowych może uniemożliwić wysłanie Zgłoszenia, przygotowanie Umowy, organizację transportu albo wypłatę. Pola oznaczone jako opcjonalne można pozostawić puste bez utraty podstawowej funkcjonalności.

21. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

P&P Service nie stosuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołującego wobec użytkownika skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływającego w rozumieniu art. 22 RODO ani marketingowego profilowania.

System automatycznie oblicza orientacyjną Wycenę wstępną na podstawie wybranych produktów, masy lub ilości i ceny właściwej dla Konta. Nie jest to Wycena końcowa. Ostateczna klasyfikacja i wartość wynikają z procesu Weryfikacji Towaru w P&P Service, a klient wyraźnie decyduje o przyjęciu lub odrzuceniu wyniku.

22. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru danych i ryzyka, w szczególności kontrolę dostępu, zabezpieczenie Kont i sesji, ochronę danych identyfikacyjnych i finansowych, prywatny dostęp do dokumentów oraz rozdzielenie uprawnień klienta i administratora.

Dostęp do prywatnych plików i dokumentów wymaga uwierzytelnienia oraz sprawdzenia uprawnienia do konkretnego Zgłoszenia. Żaden sposób przesyłania ani przechowywania danych nie eliminuje jednak całkowicie ryzyka incydentu.

23. Cookies i podobne technologie

• pp_session — niezbędny cookie służący do utrzymania bezpiecznej sesji zalogowanego użytkownika;
• pp_cookie_consent — niezbędny first-party cookie zapisujący wersję i ustawienia kategorii opcjonalnych bez danych Konta lub Zgłoszenia;
• pp-quote — wpis localStorage przechowujący nieprzesłany szkic wyceny, czyli identyfikatory produktów i zadeklarowane masy;
• Vercel Speed Insights — uruchamiany w przeglądarce pomiar technicznej wydajności stron, obejmujący między innymi trasę lub URL, parametry przeglądarki, urządzenia, systemu, sieci, kraju i wskaźniki Web Vitals. Vercel opisuje te punkty pomiarowe jako niepowiązane z możliwym do zidentyfikowania odwiedzającym ani jego adresem IP.

Speed Insights należy do kategorii Analityczne i jest uruchamiany wyłącznie po dobrowolnym włączeniu tej kategorii oraz tylko na dozwolonych stronach publicznych. Nie działa na stronach Konta, administracji, resetu hasła, checkout ani prywatnych stronach Zgłoszeń, Umów i dokumentów.

Serwis nie używa obecnie technologii marketingowych Google Ads ani Meta Pixel. Szczegółowy opis technologii i okresów przechowywania znajduje się w Polityce cookies. Wybór można w dowolnym momencie zmienić przez „Ustawienia cookies” w stopce.

24. Zmiany Polityki prywatności

Polityka może być aktualizowana w związku ze zmianą prawa, funkcji serwisu, dostawców albo sposobu przetwarzania. Aktualna wersja, jej numer i data obowiązywania są publikowane na tej stronie.

Wdrożenie w przyszłości nowych narzędzi analitycznych lub marketingowych, w szczególności Google Analytics, Google Ads albo Meta Pixel, będzie wymagało uprzedniej aktualizacji informacji o przetwarzaniu oraz odpowiedniego mechanizmu zgody, jeżeli będzie ona wymagana.

25. Kontakt

Pytania dotyczące Polityki, przetwarzania danych albo realizacji praw można kierować na biuro@service-pp.pl, telefonicznie pod numer +48 517 450 942 lub listownie: P&P Serwis Patryk Korbiel, ul. Głowackiego 8, 32-500 Chrzanów, Polska.